Não é por acaso que o contador é um profissional de
extrema relevância na rotina de uma empresa, pois, ele é responsável por uma
série de atividades como, a transmissão das obrigações acessórias, o cálculo
dos impostos e a elaboração dos livros contábeis.
Contudo, para que todos esses deveres sejam
honrados, é preciso que o empresário realize o envio de todos os documentos
necessários para este profissional, do contrário, sofrerão o impacto financeiro
ou patrimonial, como gastos e receitas, contratos futuros, notas fiscais ou
extratos bancários.
Os documentos são separados em categorias, levando
em conta a área na qual estão relacionados, sendo assim, é possível que sejam
trabalhistas, fiscais, contábeis ou, até mesmo, referente ao controle de
estoque.
Observe cada um deles a seguir:
Movimentação trabalhista
Esses documentos se baseiam na relação de trabalho
junto à empresa, seja junto ao trabalhador assalariado ou não.
Assim, conseguem prestar suporte ao processamento
da folha e são escriturados na contabilidade.
Além do mais, podem ser utilizados perante a
análise das obrigações.
São eles:
·
Guia de impostos
ou contribuições: INSS, FGTS, contribuição sindical e outras contribuições;
·
Movimentos e
recibos: relacionados aos serviços contratados de autônomos e cooperados;
·
Recibos de
pagamento: salários, pró-labore, férias, vale-transporte e atestados médicos de
funcionários.
Movimentação fiscal
Esta é uma das categorias mais importantes, uma vez
que, qualquer pendência pode resultar em sérios problemas junto ao Governo,
desta forma, é essencial se atentar quanto aos seguintes documentos:
·
Notas fiscais: é
preciso guardar e entregar ao contador todas as notas fiscais, sem exceção.
Isso inclui as de entrada e de saída de produtos, de prestação e contratação de
serviços, de conhecimento de transporte e de compra de bens;
·
Notas fiscais de
concessionárias: referem-se a serviços, como os de telefonia e energia
elétrica;
·
Arquivos
eletrônicos: são os documentos emitidos em formato digital. Alguns exemplos
são: redução Z, arquivos do Sped Fiscal e notas fiscais em formato XML;
·
Comprovantes de
pagamento dos impostos: é o caso do DAS (Documento de Arrecadação do Simples
Nacional), do DARF (Documento de Arrecadação de Receitas Federais), da GARE
(Guia de Arrecadação Estadual) e da GNRE (Guia Nacional de Recolhimento de
Tributos Estaduais).
Movimentação contábil
O restante dos documentos que não se referem às
áreas trabalhista e fiscal são integrados à movimentação
fiscal, auxiliando no controle de
caixa, como:
·
Extratos:
bancários, de aplicações, cartões de crédito, empréstimos e descontos de
duplicatas;
·
Arquivos
eletrônicos: como extratos em formato OFX e controle de caixa;
·
Recibos e
contratos: de locação, de honorários, despesas diversas e contratos a pagar;
·
Comprovantes
diversos: de despesas e de receitas.
Controle de estoque
Por fim, é necessário ter o controle do estoque e
manter sempre o Livro Inventário atualizado, atividade que, inclusive, se trata
de uma obrigação legal.
Tais dados afetam diretamente nos demonstrativos
financeiros e, são primordiais na apuração do custo de mercadoria vendida, em
outras palavras, a despesa correspondente à venda de produtos ou transferência
de serviços.
Fonte: Jornal Contábil
